Salle des fêtes

Location de la salle des fêtes

Location de la salle des fêtes de Coulanges

1) Désignation des locaux

• Salle A : petite salle (80m²) avec cuisine.
• Salle A + B : petite salle + grande salle (230 m²) avec cuisine. (La grande salle B ne peut être louée seule)

NB : la cuisine ne peut-être dissociée de la location des salles. Aucune vaisselle n’est comprise dans la location

2) Conditions de location

Par décision du conseil municipal (délibération du 28 novembre 2008), la location de salle des fêtes est réservée exclusivement aux habitants de Valloire-sur-Cisse, ainsi qu’aux associations ayant leur siège social dans la commune.

Toutefois la municipalité se réserve le droit à titre exceptionnel de déroger à cette règle. Conditions à voir en mairie. Dans le cas d’élections ou cas de force majeure, la municipalité se réserve le droit d’annuler toute réservation.

Toute demande de location devra être faite par écrit au secrétariat de Mairie sur formulaire correspondant. Aucune réservation ne sera prise par téléphone.

La location ne sera effective qu’après la signature du maire ou d’un adjoint sur la demande de location.

Les locataires ou associations utilisatrices ne devront pas accéder aux salles qu’ils n’auront pas louées ou retenues, mais l’utilisation de la scène est comprise dans chacune des locations.

Les locataires (même à titre gracieux) seront responsables des dégradations qui pourraient avoir lieu pendant leur utilisation des locaux. Les dégâts constatés seront mis à la charge du locataire ou associations utilisatrices qui devront en assurer le paiement à la Caisse de Monsieur le Trésorier d’Ozain.

Une attestation d’assurance responsabilité civile devra être fournie à chaque location.

Créneaux, durées et tarifs d’utilisation de location :
– Les conditions de jour, d’heure et de prix indiqués dans le tableau en annexe. L’organisateur s’engage â ne pas occuper les locaux en dehors de la période de location.
– La salle n’est louée aux associations que pour des manifestations associatives (loto, arbre de Noël, Assemblée Générale…) et non privées.

Pour les associations communales et pour une année civile :
– Gratuité totale pour les 4, premières locations. Tarif réduit pour toutes les autres, quels que soient les salles et le type de manifestation (assemblée générale, bal, loto…)
– Gratuité totale sans limitation de nombre pour les écoles publiques de la commune, Il en est de même pour toutes associations dont les bénéficiaires en seront les écoles publiques de la commune, et pour toutes les manifestations organisées par la Municipalité.

Pour les associations extérieures :
– Gratuité pour la première location pour les instances cantonale. départementale ou nationale d’une association de la commune.

Option :
– Pour les associations et les particuliers, une seule option à la fois sur une date de location est autorisée, elle s’annulera automatiquement si la confirmation n’est pas faite dans un délai de 2 mois.

3) Créneaux, durées et tarifs d’utilisation de la location

– La salle des fêtes est louée selon les conditions de jour, d’heure et de prix indiqués dans le tableau joint.
– L’organisateur s’engage à n’occuper les locaux que pour la seule période pour laquelle il les a loués.

4) Condition d’utilisation

– La remise des clés se fait le jour même de la location à l’ouverture du secrétariat (la veille pour un dimanche ou un jour férié).
– L’organisateur, au moment où il reçoit les clés de la salle des fêtes procède à un état des lieux contradictoire. Il s’engage après utilisation, à la restituer dans un état de propreté acceptable et, dans tous les cas, rangée (tables, chaises). Les frais de nettoyage perçus par la commune servent exclusivement à la remise en parfait état de la salle (nettoyage, aspiration, désinfection, cirage du parquet).

Par ailleurs, l’organisateur s’engage à :
– recouvrir les plateaux des tables avant toute utilisation de type restauration
– ne pas utiliser de confettis de serpentins et de pétards à l’intérieur comme à l’extérieur
– à ranger les chaises et les tables sur les chariots prévus à cet effet, et à les laisser sur place.
– ne pas accrocher un quelconque objet au plafond ou aux rampants, des filins (4 dans la grande salle, 2 dans la petite) tendus en travers de la salle en sous plafond, étant strictement réservés à la suspension de décors légers. A cet effet, il est mis à votre disposition, un escabeau rangé derrière le rideau de scène.
– Il en sera de même pour toutes les surfaces murales, une tringle plate étant également prévue à cet effet sur l’ensemble du pourtour.

5) Condition de paiement

(voir tarifs en vigueur)

1°) une caution de 1 000 € sera versée à la réservation. Cette caution sera intégralement restituée à l’issue de la manifestation après un état des lieux contradictoire lors de la restitution des clés sauf : si des dégâts ont été constatés. S ’il y a désistement moins de 15 jours avant la date de la manifestation. La caution sera alors restituée contre un chèque du montant de la location.
2°) un chèque du montant de la location sera demandé à la remise des clés.

6) Mesure de sécurité

L’organisateur s’engage à :
– respecter et faire respecter la réglementation propre aux nuisances sonores (chapitre suivant)
– respecter et appliquer les consignes générales de sécurité propres à la salle (incendie, évacuation)
– respecter et faire respecter les effectifs maxima de sécurité : salle A : 70 personnes – salle B : 220 personnes.
– respecter et faire respecter l’interdiction de fumer.

STATIONNEMENT des VEHICULES dans la COUR
Il est interdit du samedi 12 h au lundi 9 h (un battant du portail d’entrée doit rester fermé pendant ce laps de temps). Seuls peuvent être autorisés les véhicules assurant la logistique de la manifestation. Ils devront stationner uniquement aux emplacements délimités. L’accès aux véhicules des Sapeurs Pompiers ou du S.AM.U. doit être dégagé en permanence.

7) Assurance et responsabilité

– L’organisateur reconnaît avoir souscrit une police d’assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter des activités exercées tant dans la salle que dans la cour. Seule la responsabilité de l’organisateur est engagée.
– Il engage aussi sa responsabilité pour les nuisances (sonores et autres) occasionnées au voisinage.

8) Clés pour éclairage de sécurité et armoires électriques

– A la disposition de l’organisateur, suivant que la salle A ou les salles AB seraient louées, il lui sera remis 1 ou 2 clefs. Ces clefs ouvrent les boîtiers rouges.

Pour la salle A : dans le boîtier rouge :
•Porte-clefs bleu pour allumage de la moitié de la petite salle
•Porte-clefs rouge pour ouverture de l’armoire électrique générale et ré enclenchement en toute sécurité d’un disjoncteur par vos soins. (affectation de tous les disjoncteurs à l’intérieur de l’armoire).

Pour les salles A et B : l es deux clefs des deux boîtiers rouges :
• Porte-clefs bleu pour allumage rampe centrale des luminaires de la grande salle
• Porte-clefs rouge pour ouverture de l’armoire foyer et ré enclenchement en toute sécurité d’un disjoncteur par vos soins. (affectation de tous les disjoncteurs à l’intérieur de l’armoire).

9) Accès des personnes à mobilité réduite

– Il se fera par l’entrée de la salle A.

10) Accès des chariots

– Pour la salle A, il se fera obligatoirement par l’entrée de celle-ci.
– Pour la salle B, il pourra se faire par l’entrée de la salle A ou bien par l’accès latéral droit de la salle B. Dans ce cas il est impératif d’utiliser la protection de seuil mise à votre disposition avec les chariots.

11) Accès à la cour

Les utilisateurs devront se charger de toutes démarches et formalités diverses afférentes à leur manifestation : autorisations, assurances, déclarations, etc.… et en assumeront la pleine responsabilité morale et financière. En aucun cas, la commune ne pourra être tenue responsable d’infraction à la législation en vigueur. Ils devront également s’assurer du bon déroulement de la manifestation. Chaque utilisateur organisant un bal ou un spectacle public devra désigner au moins deux personnes responsables du service d’ordre et aviser la Gendarmerie d’Onzain (Tél. 02.54.33.56.10) de la date de la manifestation.

URGENCES :
POMPIERS : 18
GENDARMERIE : 02.54.33.56.10
S.A.M.U : 15
Elu de Permanence : Voir tableau salle A

12) Instructions concernant la lutte contre les nuisances sonores

– Un certain nombre d’aménagements ont été effectués dans les salles afin de les mettre en conformité avec la réglementation. Il est donc demandé aux utilisateurs de respecter et de faire respecter les points suivants

Contrôle du son :
– Conformément à la législation en vigueur et dans le cadre de la mise aux normes de la salle des fêtes en matière de nuisance sonore, celle-ci est équipée d’un dispositif particulier.
– Ce dispositif consiste en l’installation d’un limiteur sonore qui entraîne une coupure de l’ensemble des prises de courant électrique dès que le niveau sonore admis (85 décibels) est dépassé dans la salle des fêtes pendant 10 minutes consécutives. La coupure dure une dizaine de secondes, après quoi le courant est rétabli automatiquement. En cas de 2^ème dépassement de la norme admise, intervient une seconde coupure dans les mêmes conditions ; celle-ci est le dernier avertissement. En effet à la 3^ème coupure, l’alimentation des prises de courant est définitivement coupée et il n’y a de remise en service possible qu’à 7 h, après intervention d’un technicien.
– Un témoin lumineux, placé sur la scène, à gauche du tableau électrique, prévient l’animateur de la soirée du moment où l’intensité sonore est supérieure à la norme. Il peut donc en permanence maîtriser le niveau sonore de sa prestation.
– Les portes d’entrées dans les salles doivent être laissées fermées.

TOUTE DISJONCTION INTEMPESTIVE LORS DU DEROULEMENT DE VOTRE SOIREE PROVIENDRA DU MATERIEL AMENE PAR VOS SOINS.

13) Issues de sécurité

– Elles doivent rester fermées et ne doivent pas être obstruées à l’intérieur des salles par des tables ou des chaises. l Un dégagement minimum de 1 m 40 doit en permanence en permettre l’accès. (Voir plan joint).
– Afin de limiter le plus possible la propagation du bruit, ces issues sont munies d’un système de détection qui coupe les prises de courant à toute ouverture à l’exception de la lumière. Le rétablissement de l’électricité intervient 10 secondes après la fermeture des portes.
– L’utilisateur, agissant en son nom personnel ou en celui de l’organisme qu’il représente, après avoir pris connaissance des conditions de location et d’utilisation ci-dessus précisée, déclare les accepter et s’engage, en conséquence, à les respecter et à les faire respecter.